Cómo ser más productivo: recupera el control de tu tiempo

Actualizado el 21 de septiembre de 2018

A todos nos pasa.

Cuando nos embarcamos en nuestro propio negocio, el día no tiene suficientes horas. Nos falta tiempo para todo, y el estrés al mirar el reloj es constante.

Pero, ¿qué pasa con esas personas que son capaces de sacar su trabajo adelante? ¿cómo hacen para tener tiempo libre? ¿tienen un sistema secreto?

No, no existe ningún secreto. Es una cuestión de disciplina y organización.

Poco a poco, he aprendido a organizar mi tiempo, y mi trabajo, y te voy a contar todo lo que he descubierto por el camino.

Gestión del tiempo y productividad

Cuando te decides a organizar tu trabajo, el primer instinto es encontrar el planificador de tareas perfecto.

Yo prefiero empezar por la base.

Si realmente quieres ser más productivo, estos pasos son los cimientos que luego resultarán en una organización de tareas efectiva.

Así que presta atención. Seguro que te sientes identificado con más de uno…

Necesitas una rutina con horarios

Trabajar por tu cuenta te da la flexibilidad que un trabajo convencional no te puede dar pero, trabajar en casa no puede ser sinónimo de vivir en pijama.

Si, ya lo se. Todos queremos trabajar por nuestra cuenta y ser libres, pero la libertad solo tiene sentido en contraposición a la rutina.

Si te pasas todo el día haciendo lo que te de la gana, no eres libre, eres un vago.

La falta de rutina es la muerte de la productividad.

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Por suerte, a diferencia de un trabajo de oficina, nosotros no necesitamos “rellenar” 8 horas. Así que da igual si tu rutina es diurna, nocturna, con horario continuado, partido…

Lo único importante es que tu rutina se adapte a ti.

Si mantienes una rutina con horarios, tendrás toneladas de horas libres para esas cosas que normalmente no puedes hacer por no organizar tu tiempo.

Así que, no solo afecta a tu productividad en el trabajo, también afecta a tu productividad personal.

Contabiliza tu tiempo

Si, me refiero a contar las horas qué trabajas y a qué las dedicas. Por ejemplo, usando una aplicación gratuita como Toggl.

Hacer un seguimiento de las horas será beneficioso por varios motivos:

Saber cuanto trabajas realmente.

¿Sabes decirme exactamente cuanto tiempo dedicas a cada proyecto?

Yo sí. Y es porque contabilizo mi tiempo.

Gracias a eso sé que una de mis creaciones me lleva 3 horas y editar 10 fotos me lleva 30 minutos.

Te aseguro que te sorprenderá la diferencia entre las horas que crees trabajar y las que realmente trabajas.

Estimaciones y organización.

Hacer un seguimiento de las horas me permite dos cosas muy importantes:

• Agrupar y organizar tareas para estructurar la semana de la forma más óptima.
• Calcular el dinero que estoy ganando por cada hora de trabajo.

Calcular lo que ingresas por hora no es ninguna tontería. Es bueno saber si tu trabajo tiene los beneficios que esperas o estás viviendo de las migajas.

En cuanto a la organización, es de cajón: Si optimizas tu tiempo… ¡acabas trabajando menos horas y tienes más tiempo libre!

Descansa y desconecta

Soy de la opinión que todo se consigue trabajando duro. Pero trabajar duro no es sinónimo de trabajar muchas horas.

En el libro Reinicia (Rework) describen a los “workaholics” de una forma que me encanta:

Un workaholic soluciona las cosas con horas en vez de con inteligencia.

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Y es que, cuando empecé trabajaba a lo bestia, en ocasiones más de 12 horas al día.

¿Consecuencia?

Después de una semana no trabajaba, “trabajaba”. Físicamente era capaz de mantenerme despierta, pero mi cerebro estaba frito.

Era un zombie. Se me olvidaban las cosas y tardaba el doble en hacer las tareas porque iba en slow motion.

Obviamente, así no podía vivir. Así que empecé a tener una rutina seria con horarios fijos de trabajo y descanso.

Por ejemplo ir Lunes, Miércoles y Viernes al gimnasio de 15:00 a 16:30 y Martes y Jueves hacer lo que me saliera de mis adentros. Ya fuese ir a la peluquería o echarme la siesta.

¿Entiendes ahora lo que te decía sobre la rutina y la libertad?

De esta forma rebajé 5 horas mi jornada y sorprendentemente era más productiva.

Optimizar y organizar tu vida, hace que las ideas no dejen de fluir porque tu cerebro está descansado.

No te voy a decir cuándo debes parar y para qué. Eso es cosa tuya.

Pero procura al menos dedicarte una hora y media de ocio, y levantar el culo de la silla al menos 10 minutos cada hora. Tu cuerpo y tu cerebro te lo agradecerán.

Organización de tareas

Ahora que sabes cómo administrar el tiempo y vivir organizado, solo te queda elegir un método y un medio para anotar tareas.

Existen infinidad de técnicas para organizar tareas como el GTD (getting things done), AF4 (autofocus), Bullet Journal, etc…

Yo no uso ninguna de estas.

Mi método de organización es una mezcla de varias adaptándolas a mi persona.

Principalmente uso dos herramientas para organizarme: una agenda física y Trello.

Trello: el mejor organizador de tareas digital

Trello es una aplicación que permite organizar proyectos de una forma muy visual.

El concepto se basa en distintos tableros en los que pegar tus notas organizadas en columnas:

Trello es muy flexible y se adapta a cualquier sistema de organización.

En mi caso, me inspiro en el método Kanban para crear un flujo visual de tareas que van pasando por varios estados hasta completarse.

Para ello, tengo 4 columnas:

• Ideas: Apuntes que se pueden convertir en tareas en un futuro.
• Por hacer: La idea se mueve a esta columna cuando decido convertirla en una tarea.
• En progreso: Estoy trabajando en la tarea.
• Terminado: Tarea completada.

Además, este sistema es muy práctico cuando compartes proyectos con otras personas, como es nuestro caso.

Con Trello nos podemos dejar comentarios y asignar miembros del equipo a distintas tareas, por lo que siempre nos mantenemos organizados sin importar horarios ni lo grande que sea el proyecto.

Cómo organizo tareas con mi agenda

Utilizo una agenda física para apuntar esas pequeñas tareas que no necesitan organización, se solucionan rápidamente, o surgen en el momento.

Por ejemplo, si me doy cuenta que falta una factura de Correos me apunto: “Llama a Correos y pide la factura de Junio”.

Además, antes de empezar a trabajar reviso mis tareas en Trello y hago un resumen rápido en la agenda de lo que voy a hacer ese día.

Esto puede parecer redundante, pero me ayuda a ver lo que tengo pendiente de un vistazo e ir completando una tarea tras otra.

Por último, marco en la agenda las tareas que se repiten cada cierto tiempo o dependen de una fecha: mirar el correo cada dos días, revisar stock el Viernes, contabilidad el último día del mes…

Ya ves que para mi, una libreta tiene sus usos, pero no te recomiendo nunca organizar tareas en un medio analógico.

¿Por qué?

• La libreta no tiene buscador.
• Es un medio lineal y es difícil mover tareas de un lugar a otro sin montar un lío.
• Tarde o temprano necesitarás añadir imágenes, enlaces, comentarios…

Prioriza tus tareas

Lo reconozco. A veces es difícil darle prioridad a unas cosas frente a otras porque todo es trabajo, y todo parece importante.

La realidad es que si todo es prioritario nada lo es. Por eso es importante aclarar tus prioridades.

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Esto ya lo tenía claro el presidente Dwight Eisenhower, que durante su carrera militar aprendió dos elementos fundamentales de la gestión: la toma rápida de decisiones y el establecimiento de prioridades.

Gracias a ello dejó un legado que se conoce como la matriz Eisenhower, un sencillo diagrama para analizar la prioridad de tus tareas.

• Urgente / Importante: Debes centrarte en completar estas tareas.
• No urgente / Importante: Genera ideas que necesitas implantar en tu negocio y planifica tareas que completarás en el futuro.
• Urgente / No importante: Si es urgente para otros, pero no para ti, delega y evita las interrupciones. Si es un problema recurrente, automatízalo y olvídate.
• No urgente / No importante: Si algo te hace perder el tiempo y solo sirve para procrastinar, eliminalo sin compasión.

El secreto está en fraccionar las tareas

Al principio de los tiempos, cuando le puse orden a mi vida y trabajo, me frustraba mucho.

Por más estructuraba mis semanas, rara vez llegaba a terminar lo que me proponía.

Esto me pasaba por dos cosas:

1. No contabilizaba el tiempo.
2. Apuntaba tareas generales en vez de fraccionarlas.

Por ejemplo, un día me anotaba “hacer 5 creaciones” pero, ¿qué supone exactamente esa tarea?

La realidad es que, cada creación supone un conjunto de procesos que debería poder concretar.

En mi caso: ¿qué tengo que hacer para terminar una de mis creaciones?

• Diseñar la idea
• Hacer pruebas
• Creación definitiva de las piezas
• Horneado
• Coser cuerpo a máquina
• Rellenar y coser a mano
• Revisión de pieza
• Ensamblar

Cómo ha cambiado el cuento, ¿no?

Resulta que esa tareilla, se divide en 8 cosas por hacer. Y ojo, ¡por cada pieza!

Con razón, ni echando 12 horas diarias era capaz de acabar mi objetivo…

Concretar y fraccionar tus tareas te permite asignar tiempos realistas y mejora tu organización y productividad al máximo.

Trabaja con fechas límite

¿Recuerdas los tiempos de instituto?

Cuando tenías que entregar un trabajo, te pasabas media semana vagueando hasta el día anterior a la entrega.

El último día tenías que dar el apretón, pero al final siempre entregabas el trabajo.

¿Y por qué?

Trabajar con una fecha límite funciona. Te obliga a acabar tus proyectos de una forma u otra.

El ser humano es vago por naturaleza. Hasta la persona más organizada pierde el norte y pospone tareas sin sentido.

Posponer una tarea “para mañana” o decirte que tardarás dos meses en hacerlo porque no tienes tiempo, es una mentira cochina.

Organízate, pon una fecha realista y termina el trabajo sin excusas.

Además, trabajar con fechas te motiva a nivel emocional: Has echado un pulso contigo mismo y has ganado. Y ganar, siempre sabe bien.

Automatizar tareas

Ya sé lo que estás pensando. Tu no tienes tareas que se puedan automatizar, eso queda reservado a los negocios digitales.

Pero no, te aseguro que siempre hay algo que se puede automatizar para ahorrar horas semanales.

Deja que te cuente mi ejemplo:

A mí me suponía un problema real atender el email con preguntas en Miss Little Zombie. Se me iban las horas (literalmente) contestando siempre lo mismo.

¿Qué hice? Simple:

1. Creé una preguntas frecuentes en mi web donde contesto las preguntas que me hacían por mail constantemente.
2. Eliminé cualquier manera de ponerse en contacto conmigo salvo el formulario de mi web.
3. En el formulario invito a la gente a pasarse por mis preguntas frecuentes para aclarar sus dudas.

Con este proceso tan sencillo, he pasado de tener una media de 20 correos semanales a tener uno o ninguno.

Algunas ideas que puedes aplicar hoy mismo:

• Siéntete libre de copiar mi idea si estás en la misma situación con los emails 🙂
• Como vimos en el post sobre cómo crecer en Instagram, puedes automatizar tus redes sociales con Buffer.
• Publica automáticamente las entradas de tu blog en Twitter con IFTTT.
• Manda tareas automáticamente a Trello en una fecha determinada con IFTTT.
• Crea respuestas automáticas a los mensajes en tu página de Facebook.

Delegar tareas

Cuando empezamos un negocio propio nos empeñamos en hacer todo nosotros mismos: nos convertimos en contables, diseñadores, community managers, costureras…

Y esto es un error.

Tienes que tener en cuenta el tiempo que te lleva cada cosa, la importancia de la tarea y los beneficios para tu negocio.

¿Para qué pasarme horas aprendiendo, diseñando y programando mi propia web si puedo comprar un tema de WordPress y modificarlo a mi gusto?

¿Para qué comprar 6 metros de loneta blanca barata y después teñirla a mano?

¿Merece la pena el esfuerzo por ahorrar unos míseros euros?

En la mayoría de los casos, no.

A veces, una pequeña inversión supone un ahorro de tiempo que te permite dedicarte a lo que realmente importa: generar ingresos.

El mejor método para organizar tareas

Ahora que conoces todos mis “secretos” para organizar tareas, te voy a descubrir el mejor sistema de organización:

El mejor método para organizar tareas es el que se adapte a ti, y no al revés.

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Usa un sistema lo más sencillo posible, que se adapte a las necesidades propias de tu trabajo.

Inspírate en mis métodos para encontrar técnicas que te permitan ser más productivo, y si algo no funciona, ¡descartalo!

Y tu, ¿cómo organizas tu trabajo? ¿tienes tu propio sistema?

¡Cuéntamelo en los comentarios! 🙂